Como expertos en finanzas y contabilidad para pequeñas y medianas empresas, el equipo dirigido por Andreas Kranzusch y Till Hahndorf ofrece, entre otros, servicios de CFO interino. Al trabajar con varias empresas, un problema se hacía patente una y otra vez: el proceso de aprobación de facturas, pagos, presupuestos o vacaciones era un proceso caótico, opaco y propenso a errores en todas las empresas, o bien se utilizaban herramientas caras y complicadas que no se utilizaban de forma coherente.
Por lo tanto, se necesitaba una solución que permitiera gestionar los procesos de aprobación de todo tipo de forma sencilla, digital y lo más automática posible. El proyecto se basó en un sistema existente que CFOxt ya utilizaba internamente. Sin embargo, pronto quedó claro que la aplicación, basada en código personalizado, sólo podía seguir desarrollándose y ampliándose con un gran gasto de tiempo y dinero debido a su complejidad. En la búsqueda de una solución rentable y eficiente, el equipo de CFOxt se topó con el tema del low-code y, por tanto, también con VisualMakers.
Además de la complejidad de la aplicación, la protección de datos es una prioridad máxima en cualquier tipo de proceso de autorización. Con Xano.com como backend escalable de bajo código con base de datos, puntos finales de API y lógica de flujo de trabajo, la aplicación puede alojarse en servidores alemanes en Fráncfort. Bubble.io constituye el front-end de la aplicación y puede mostrar diseños pixel-perfect creados previamente en Figma. Bubble está configurado de tal manera que en él no se procesan ni almacenan datos personales.
La contabilidad interna de CFOxt funciona con una aplicación Ninox especialmente desarrollada, y Xano está vinculado directamente a Ninox a través de una interfaz para mantenerla y sincronizar los datos. Make.com se utiliza para generar archivos PDF a prueba de auditorías para el historial de transacciones individuales, así como para transferir datos de Ninox a la aplicación principal.
Los aprobadores reciben una notificación por correo electrónico a través del servicio de correo electrónico transaccional Sendgrid en cuanto hay algo nuevo que aprobar. Al hacer clic en el enlace del correo electrónico, el aprobador es redirigido directamente a la vista de aprobación, donde puede ver, editar y aprobar el PDF con el proceso anterior. Los usuarios pueden utilizar el portal para iniciar nuevos procesos, gestionar los existentes e introducir documentos y facturas.
Un completo sistema de gestión de derechos garantiza que sólo las personas autorizadas tengan acceso a los procesos en curso.
En lugar de tener que procesar solicitudes de aprobación opacas por correo electrónico u hoja de cálculo Excel, los clientes de CFOxt pueden ahora completar sus procesos de aprobación en un abrir y cerrar de ojos. El intuitivo panel de control ofrece a los usuarios una visión general del estado de los procesos abiertos. En la vista detallada pueden introducir fácilmente documentos y facturas. En la vista de administración, pueden crearse listas de aprobadores en un orden personalizado, de modo que todas las aprobaciones necesarias puedan obtenerse de las personas adecuadas lo antes posible. Con la pista de auditoría en formato PDF, los usuarios pueden seguir el historial de cada proceso.
Con la nueva aplicación, gestionar los procesos de autorización de los clientes de CFOxt es un juego de niños: no sólo ahorran una enorme cantidad de tiempo, sino que el proceso es más transparente, menos propenso a errores y mucho más fácil de usar que antes para todos los implicados.
