Probablemente ya esté automatizando algunas cosas sin darse cuenta.
¿Pusiste un correo electrónico fuera de la oficina mientras estabas de vacaciones? Eso es automatización. ¿Pusiste un recordatorio recurrente en tu smartphone? También la automatización.
Pero probablemente hay un montón de tareas en las que te preguntas regularmente si el proceso no podría ser más sensato, es decir, automatizado.
Pero, ¿cómo se decide qué y cuándo se puede automatizar? ¿Qué procesos pueden mejorarse si se deja de hacerlos manualmente? ¿Y por dónde se empieza?
Las tareas repetitivas son aquellas que se realizan repetidamente después de un determinado evento o de forma repetida en función de una secuencia temporal. ¿Escribe correos electrónicos similares a sus clientes una y otra vez durante la incorporación? ¿O publica las estadísticas del boletín en su canal de Slack una vez a la semana? Son tareas repetitivas.
Si quiere decidir qué tareas automatizar primero, la siguiente pregunta le ayudará: ¿Qué tarea repite con más frecuencia?
Las tareas que deben realizarse con frecuencia o en un momento determinado son perfectas para la automatización. Además del efecto obvio de que la automatización le ahorra tiempo y libera su mente para su trabajo creativo, los resultados de las tareas automatizadas suelen ser más consistentes que el trabajo manual, porque la automatización no se olvida de responder;)
Me gusta decir que todo lo que se hace más de cinco veces debe ser automatizado. Aunque cueste tiempo construir la automatización, por supuesto, a la larga se ahorra mucho más tiempo.
Consejo: Si quieres que algo suceda a una hora regular, el programador de Zapier o Make (Integromat) es un gran disparador para tu automatización.
Uno de mis ejemplos favoritos de automatización que me ahorra un minuto cada vez es publicar el enlace de la próxima reunión en Slack. Así no tengo que buscar el enlace en mi calendario cada vez antes de una reunión y puedo unirme directamente desde Slack.
Sinceramente, ¿con qué frecuencia copias algo de una aplicación a otra? Probablemente más a menudo de lo que te gustaría, y eso te hace perder mucho tiempo. Es lo mismo que ocurre con otros métodos manuales de mover datos de A a B: descargar un CSV en una aplicación, volver a subirlo en la siguiente, descargar una imagen de una aplicación y volver a subirla en otra. Si lo haces varias veces a la semana, te llevará rápidamente unas cuantas horas.
Estas tareas pueden automatizarse en el 98% de los casos. Por ejemplo, alguien se inscribe en el formulario de su boletín informativo y usted guarda los datos en su CRM. O bien, envía la lista de participantes de un seminario web a su patrocinador. O siempre escribe el mismo correo electrónico de incorporación a los nuevos clientes, con diferentes marcadores de posición. Si se encuentra en esa situación, ha llegado el momento de automatizar.
Una pregunta clave en la automatización es la siguiente: ¿Necesita la tarea realmente un humano para hacerla? Suena provocador, pero lo que quiero decir con esto es: ¿Requiere creatividad, inteligencia emocional o habilidades de pensamiento complejas? Si es así, probablemente no debería automatizar la tarea. Si es así, ¿a qué espera? Si se trata de una tarea sencilla y sin sentido, probablemente pueda realizarse mediante una plataforma de automatización como Zapier.
Para identificar estas tareas, puede hacerse las siguientes preguntas:
¿Haces constantemente cosas que te impiden hacer tu verdadero trabajo? Sin duda, un caso para la automatización. No se trata tanto de automatizar grandes procesos (lo cual, por supuesto, es increíblemente divertido), sino de pequeñas cosas que te ahorran tiempo y espacio en la vida cotidiana.
Si supones que dedicas 15 minutos al día a tareas repetitivas, con 228 días laborables al año, eso supone unos 3.500 minutos al año que podrías haber empleado de forma más útil. Eso corresponde a algo menos de 60 horas al año.
Pero las automatizaciones no sólo ahorran tiempo. Te liberan para ser creativo y dedicarte a otros proyectos. Sencillamente porque ya no tiene que pensar en que estas tareas tienen que hacerse. **
En los siguientes cursos se pueden encontrar tutoriales para una fácil introducción a la automatización y ejemplos de aplicación:
